Vad gör egentligen en mötesplanerare? Kort förklarat håller den koll på alla detaljer före och under ett affärsmöte. Men det kan också röra sig om konventioner. Det betyder såldes att mötesplaneraren bestämmer platser för möten och göra alla bokningar. De bokar inte bara mötesutrymmet utan arrangerar även talare och cateringfirma.
En planerare måste se till att all nödvändig audiovisuell och datorutrustning finns på mötesplatsen i tid och fungerar korrekt. En mötesplanering sker helt enkelt inte av sig själv – det krävs en eller flera mötesplanerare som ser till att all logistik kring, inför och efter mötet flyter på friktionsfritt. En mötesplanerare delar således också i mötet för att hälsa alla deltagare välkomna.
Uppföljning – tiden efter mötesplanering
Att följa upp hur mötet eller event gick är a och o. En duktig mötesplanerar förbereder tiden efter mötet lika minutiöst som tiden före. Utan en uppföljning missar man viktig återkoppling och förbättringspotential. Kommentarer från delägare i mötet kan hjälpa planeraren att hitta problem som han eller hon inte märkte så att hen kan undvika misstag vid nästkommande tillfällen. Men det är också ett bra sätt att visa intresset för deltagarna – att man visar uppskattning för att de kom. Det skapar good will.
Varför mötesplanering?
Denna fråga är intimt sammankopplad med förståelsen att möten inte ska hållas på slentrian. Onödiga möten som äter allas tid och inte åstadkommer någonting är aldrig önskvärt. Trots det är det vanliga. Därför är det viktigt att enbart kalla till möten när det är nödvändigt. Det gäller även större mer genomtänkta möten.
Syftet med ett möte är a och för en mötesplanerare. Syftet är vad mötesplaneraren håller i åtanke under hela planeringsprocessen. Om till exempel ett möte hålls för att introducera en ny produkt för ledande personer i företaget och utanför behöver mötesplaneraren hitta många duktiga talare på just det ämnesområdet. Beroende på vad det är för slags produkt kan hon eller han också ordna så att produkterna distribueras av en assistent vid rätt tidpunkt under mötet. Vid evenemanget kan en mötesplanerare introducera talare på en plattform eller scen.
Inte att förglömma är budgetfrågan. En mötesplanerare kan inte göra mer än vad budgeten tillåter.
